In questi giorni un cliente (non è il primo e non sarà nemmeno l’ultimo) ci ha chiesto di valutare la possibilità di portare il server di posta attuale, in questo caso Exchange, in cloud e quindi fare delle considerazioni per capire se cambiare sistema di posta o meno.
Le valutazioni che seguono partono dal presupposto che, a parte situazioni specifiche, portare la posta in cloud è conveniente nella maggior parte dei casi.
Un capitolo fondamentale da affrontare quando si fanno queste valutazioni è quello della banda internet disponibile per l’accesso ai servizi cloud. Gli scenari di utilizzo dei diversi clienti devono far riflettere su questo punto.
Un ulteriore aspetto è che abbiamo considerato solamente i due principali fornitori di servizi di posta in cloud, Google e Microsoft (in rigoroso ordine alfabetico), ben consapevoli che esistono anche altre piattaforme, sebbene molto meno diffuse. Abbiamo cercato di inserire i link ai siti dei rispettivi fornitori di servizi che rimandano alle pagine di riferimento dei singoli argomenti.
Google Mail for Business vs Microsoft Office 365
Il primo aspetto da valutare è relativo all’usabilità ed integrazione.
Se l’utente, come nel recente caso, arriva da anni di utilizzo di Exchange con Outlook, l’integrazione che la piattaforma offre rimarrà insostituibile e difficilmente paragonabile con la soluzione di Gmail con Outlook, pur essendo quest’ultima compatibile.
Supporto.
Entrambe le soluzioni offrono un servizio di supporto H24 in lingua inglese, mentre è disponibile in linguia italiana dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 18:00.
(fonti GSuite https://support.google.com/a/answer/6280292, Exchange online https://support.office.com/it-it/article/Contattare-il-supporto-di-Office-365-per-le-aziende-Guida-per-gli-amministratori-32a17ca7-6fa0-4870-8a8d-e25ba4ccfd4b?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT)
Spazio a disposizione con il piano base (ai link indicati si trovano le informazioni anche per i piani “più corposi”).
Con GSuite ho la funzionalità Gmail per la posta con 30GB di spazio condiviso con Google Drive (https://gsuite.google.it/intl/it/pricing.html).
Microsoft Exchange online piano 1 offre ad ogni utente una cassetta postale con 50GB di spazio per le mail e può inviare messaggi di dimensioni fino a 150 MB (https://products.office.com/it-it/exchange/compare-microsoft-exchange-online-plans).
Privacy.
Aspetto molto importante da considerare, soprattutto in ambito aziendale, è quello relativo alla privacy con particolare attenzione ai dati che transitano per le piattaforme in esame.
GSuite segue in tutto la filosofia di Google relativa ai dati in transito sulle loro piattaforme, lasciando la proprietà dei contenuti al cliente ma “l’utente concede a Google una licenza non esclusiva, a livello mondiale e non soggetta a diritti d’autore per riprodurre, adattare, modificare, pubblicare e distribuire tali Contenuti sui Servizi Google unicamente al fine di visualizzare, distribuire e promuovere i Servizi Google. Google si riserva il diritto di pubblicare i Contenuti inviati, pubblicati o visualizzati dall’utente su o tramite i Servizi Google e di utilizzare tali Contenuti in relazione a qualsiasi servizio offerto da Google. Google si riserva il diritto inoltre di rifiutare di accettare, pubblicare, visualizzare o trasmettere qualsiasi Contenuto a sua sola discrezione.” (https://gsuite.google.com/intl/it/terms/user_terms.html al punto 4).
Exchange online ricalca la linea dei principali prodotti business di Microsoft, utilizzando i dati del cliente (sia i dati di identificazione del cliente che quelli caricati nelle piattaforme di Microsoft) “esclusivamente per erogare alla Società (il cliente, nda) i Servizi Online, ivi compresi per scopi compatibili con la fornitura di tali servizi. Microsoft non utilizzerà i Dati della Società e non ricaverà informazioni dagli stessi …” (http://www.microsoft.com/it-it/licensing/product-licensing/products.aspx -OST- e https://www.microsoft.com/it-IT/privacystatement/OnlineServices/Default.aspx).
Disponibilità del servizio (SLA).
Entrambi i fornitori definiscono un livello minimo di servizio sotto il quale riconoscono forme di compensazione per il cliente.
Google riconosce un numero di 3 giorni in aggiunta al servizio pagato (mensile) qualora il serivzio scenda sotto la soglia del 99,9%; per percentuali di disponibilità del servizio inferiori il numero di giorni aumenta (https://gsuite.google.com/intl/it/terms/sla.html). In percentuale significa che Google riconosce il 10% (3 giorni su 30).
Microsoft riconosce il 25% sul canone pagato (mensile) qualora scenda sotto la soglia del 99,9%; per percentuali di disponibilità del servizio inferiori la percentuale aumenta sino al totale riaccredito (http://www.microsoft.com/it-it/licensing/product-licensing/products.aspx -SLA-).
Costi.
Entrambe le piattaforme hanno una tariffa mensile entry level (alla data di stesura di questo articolo) decisamente interessante:
GMail 4,00€/mese per ciascun utente.
Microsoft Exchange Online 3,40€/mese per ciascun utente.
In chiusura una ottima analisi di confronto, anche considerate le ultime novità introdotte da GSuite a fine 2016, effettuata da Wired (datata 01/10/2016): https://www.wired.com/2016/10/g-suite-google-apps-microsoft-office/
Una informazione doverosa: SIES è partner Microsoft e rivende servizi online di quest’ultima, ma nella stesura dell’articolo abbiamo cercato di documentare ogni aspetto con i link alle informazioni presenti nel sito del fornitore per mantenere il più possibile l’obiettività.
Un ulteriore dato: abbiamo clienti che utilizzano con soddisfazione una delle due piattaforme, abbiamo un cliente che ha avuto su una sede Google Apps for Business e per una nuova azienda ha scelto Microsoft Exchange Online, ma non abbiamo nessun cliente che da Microsoft Exchange online è passato a Google Mail for Business.
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