La gestione della posta elettronica è una delle attività che ogni azienda si trova a gestire quotidianamente, il più delle volte senza avere gli strumenti e le informazioni adatte per farlo in modo corretto ed efficiente.
I problemi più frequenti risultano essere quelli relativi a:
- self-restore dei messaggi senza dover richiedere l’intervento dell’amministratore di rete;
- problemi creati dai file PST di Outlook generati dalla loro difficile gestione;
- recupero di mail sia in entrata che in uscita;
- perdita dei messaggi di posta di clienti e fornitori una volta che il collaboratore lascia l’azienda.
Oltre agli ostacoli che emergono durante l’ordinaria amministrazione, riteniamo importante mettere in evidenza un altro aspetto molto rilevante.
Durante i nostri interventi presso le aziende ci siamo resi conto che in pochi sanno che le mail costituiscono parte della documentazione informatica e in quanto tali vanno conservate per ciascun affare conformemente alle modalità indicate dall’articolo 2214 del Codice Civile, le mail a contenuto commerciale vanno mantenute anche a fini fiscali in base all’articolo 22 del Dpr 600/1973, l’imprenditore ha quindi l’obbligo di custodire tale documentazione per un periodo di 10 anni.
Le mail rappresentano documenti informatici sia per chi le invia che per chi le riceve con tutto ciò che ne consegue sotto il profilo degli obblighi di conservazione. I connotati di sicurezza, integrità, qualità e di non modificabilità necessari per soddisfare il requisito della forma scritta e conseguentemente attribuire valore probatorio, risultano soddisfatte anche quando il messaggio in questione viene ricevuto per via telematica.
Tale provvedimento arriva come conseguenza dell’ampliamento della nozione di “corrispondenza”. Emerge quindi che se non si gestiscono le mail in modo adeguato si rischia di incorrere in problemi di vario genere, alcuni dei quali legali.
Vi state chiedendo se per salvare tutta la documentazione è sufficiente eseguire un backup dei dati?
Effettuare un backup, per quanto questo possa essere frequente, non sempre è sufficiente a garantire la corretta conservazione di questi documenti. Il backup infatti salva anche la posta presente nel pc, ma questo non è abbastanza per garantirne la conservazione (per 10 anni, poi…). In breve, è possibile affermare che il backup non garantisce il salvataggio di ciascuna mail e non le protegge nemmeno da eventuali contraffazioni. Ne consegue che per avere copie complete e sicure saranno necessari degli appositi strumenti.
Un sistema di gestione adatto comporta dei benefici anche dal punto di vista della produttività, determinata essenzialmente da:
- un accesso rapido alle funzioni di ricerca;
- un’elevata accettabilità da parte dell’utente;
- l’eliminazione delle quote delle caselle della posta elettronica.
Ti farebbe piacere conoscere le nostre soluzioni per l’archiviazione e la gestione delle mail? Leggi questa pagina o contattaci.
Fonti:
http://www.ilsole24ore.com/art/norme-e-tributi/2011-12-04/mail-archiviare-anni-081334.shtml